Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца. При этом имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Обязанность ведения трудовой книжки возложена на работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями и не имеют права оформлять трудовые книжки). Так, работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) должен заводить трудовые книжки на каждого человека, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для него основной. Оформление трудовой книжки принятому на работу впервые осуществляется работодателем в его присутствии не позднее недельного срока со дня его приема.
Согласно Правилам при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Однако в случае неправильного первичного их заполнения, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Следует отметить, что решением Верховного Суда РФ от 19.05.2007 г. право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее подтверждено, поскольку это не противоречит Трудовому кодексу РФ.
В трудовую книжку вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность), выполняемых им обязанностях, квалификации, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также причины прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Все записи делаются на основании соответствующих документов, а не со слов соискателя или устных указаний работодателя. Так, сведения о работнике (ФИО и дата рождения) вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а записи о принятии на работу, переводе или об увольнении - на основании приказа (распоряжения) работодателя.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ).
Распространенной ошибкой кадровиков при оформлении трудовых книжек является использование сокращений. Такая практика противоречит п. 11 Правил. Не допускается писать «ст.» вместо «статья»; «пр.» вместо «приказ»; «расп.» вместо «распоряжение»; «пер.» вместо «переведен»; «РФ» вместо «Российская Федерация» и тому подобное.
В соответствии с Инструкцией даты во всех разделах трудовых книжек должны указываться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 6 мая 2008 года, в трудовой книжке делается запись: «06.05.2008». При этом в Инструкции уточняется, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Наиболее часто сотрудники кадровых служб допускают ошибки при внесении в трудовые книжки данных об увольнении (неверно формулируют основание увольнения, ссылаются на другие статьи Трудового кодекса РФ и т. д.). В соответствии с п. 14 Правил причины прекращения трудового договора должны указываться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
