В процессе работы у сотрудника могут измениться его персональные данные (фамилия, имя, отчество). В таких случаях изменение записей в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о его расторжении, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). При получении работником нового образования, профессии или специальности на титульном листе трудовой книжки указываются соответствующие дополнения без зачеркивания предыдущих записей.

Неверно сделанную запись в трудовой книжке необходимо исправить. Так, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. При необходимости изменения записи об увольнении (например, в случае признания незаконности увольнения самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе, либо изменения формулировки причины увольнения) в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер и дата внесения, а в графе 3 делается пометка: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись (например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе»). При изменении формулировки причины увольнения следует уточнить: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, ошибочная запись из которого внесена в трудовую книжку. Либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В соответствии с Инструкцией работнику предоставляется право подать письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Разумеется, при приеме на работу большинство работодателей обращает внимание на содержание трудовой книжки будущего сотрудника. Наверняка никому не понравилось бы иметь в столь важном документе о трудовой деятельности запись об увольнении за проступок, даже если впоследствии она была признана недействительной. Один работодатель может отнестись к подобным сведениям спокойно, а другой - с подозрением. Дубликат трудовой книжки оформляется по общим правилам, предусмотренным выше. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки отмечается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.